Pekerjaan menjadi admin gudang banyak sekali diminati karena memiliki peluang dan jenjang karir yang cukup luas. Admin gudang memiliki peran yang cukup krusial dalam sektor logistik. Pasalnya mereka tak hanya bertugas menghitung stok barang saja, tetapi juga memastikan kelancaran proses distribusi barang baik itu barang masuk maupun barang keluar.

Seorang admin gudang dituntut untuk memiliki ketelitian tinggi serta kemampuan dalam mengoperasikan komputer. Biasanya admin gudang juga perlu berkoordinasi dengan banyak pihak, mulai dari pihak internal (departemen lain) maupun eksternal (supplier dan customer).

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Gudang

Seperti yang sudah disinggung di atas, admin gudang bertanggung jawab atas pencatatan stok serta mendokumentasikan barang yang ada di gudang. Namun selain itu, admin gudang juga punya tugas-tugas serta tanggung jawab yang tak kalah penting, yang di antaranya:

1. Mencatat dan memastikan keakuratan stok

Bisa dibilang tugas utama seorang admin gudang yaitu memastikan keakuratan antara kuantiti di data dan stok fisik. Untuk itu, admin gudang perlu melakukan pengecekan secara rutin untuk menghindari terjadinya selisih, baik itu kekurangan maupun kelebihan barang.

Pengecekan stok bisa dilakukan harian maupun mingguan, tergantung jenis bisnis yang dijalankan perusahaan serta SOP dari perusahaan itu sendiri. Biasanya produk fast-moving perlu dicek setiap hari demi mencegah kehabisan stok cadangan atau penumpukan barang di gudang. Sedangkan untuk produk musiman bisa diterapkan pengecekan mingguan.

2. Membuat dan menyusun laporan stok

Setelah memastikan keakuratan stok, selanjutnya admin gudang perlu membuat dan menyusun laporan stok, biasanya menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheet. Laporan stok ini diperlukan karena biasanya akan dijadikan acuan untuk stock opname di akhir bulan.

Dan juga laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan terkait pengadaan barang dan pengelolaan gudang. Oleh karena itu, pastikan data dan informasi disajikan secara jelas dan ringkas. Selain membuat laporan mudah dibaca, tentunya hal tersebut juga menunjukan sikap profesionalisme dalam bekerja. 

3. Melakukan penginputan data

Poin ini masih bersinggungang dengan poin sebelumnya. Tantangan menjadi admin gudang yaitu harus siap dihadapi dengan banyak sekali data. Entah itu data stok barang, mutasi barang, inventaris umum, pembayaran vendor, atau data lainnya terkait operasional gudang. 

Sama halnya seperti admin pada umumnya, admin gudang juga melakukan tugas entri data ke dalam sistem perusahaan setiap harinya. Bedanya admin gudang tidak selalu berada di kantor, kadang mereka harus berada di gudang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu.

4. Pengecekan dan pemeliharaan gudang

Seorang admin gudang juga harus turun langsung ke lapangan untuk memantau kondisi gudang. Hal ini mencakup keamanan gudang, pengecekan terhadap kebersihan gudang, serta memastikan tidak ada kerusakan pada semua fasilitas yang ada di gudang.

Pemeliharaan fasilitas seperti mesin dan peralatan lainnya juga menjadi peran dari admin gudang untuk mendukung kelancaran operasional. Bukan berarti admin gudang harus selalu paham tentang mesin, karena biasanya perusahaan punya tim maintenance sendiri. Namun jika ada kerusakan minimal memastikan dengan melihatnya secara langsung.

5. Koordinasi dengan departemen lain dan vendor

Banyak yang mengira admin gudang bekerja secara mandiri karena hanya duduk di depan komputer saja. Padahal seorang admin gudang, akan sering berhubungan dengan banyak departemen, seperti finance, purchasing, sales, dan produksi. 

Belum lagi admin gudang juga harus menjalin komunikasi dengan para vendor yang menyuplai keperluan di gudang. Koordinasi ini menjadi salah satu jobdesk admin gudang yang sangat penting agar operasional gudang bisa berjalan dengan lancar.

Skill yang dibutuhkan admin gudang

Setelah mengetahui peran dan jobdesk admin gudang, selanjutnya kita bahas mengenai skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang admin gudang yang handal dan profesional. Beberapa keterampilan yang sangat diperlukan pada posisi ini di antaranya:

1. Mampu mengoperasikan komputer

Skill yang paling mendasar yang dibutuhkan untuk menjadi admin gudang tentunya paham tentang komputer. Pasalnya admin gudang akan banyak berhubungan dengan data dan tugas penginputan. Menguasai komputer ini mencakup penguasaan terhadap aplikasi Microsoft Office, hingga sistem manajemen gudang (WMS) untuk pengelolaan stok.

Jika sudah familiar terhadap teknologi, tentunya pekerjaan menjadi lebih mudah karena banyak hal yang bisa dimanfaatkan. Skill mengoperasikan komputer juga bisa menjadi nilai tambah di mata perusahaan.

2. Ketelitian yang tinggi

Untuk menjadi seorang admin gudang diperlukan tingkat ketelitian yang tinggi. Skill ini wajib dimiliki karena admin gudang harus detail ketika melakukan pengelolaan stok, mulai dari pencatatan barang masuk hingga barang keluar. Kesalahan kecil dalam pencatatan tentunya bisa mempengaruhi jumlah stok yang mengakibatkan terjadinya selisih.

Termasuk dalam hal penginputan data di sistem, admin gudang harus benar-benar teliti agar tidak terjadi typo atau salah input, khususnya terkait data penjualan dan pembelian yang bisa berakibat fatal. Dengan memiliki ketelitian yang tinggi tentunya kesalahan-kesalahan seperti ini bisa dihindari. 

3. Dokumentasi dan pengarsipan

Selain memegang data, admin gudang juga akan menyimpan berbagai macam dokumen fisik. Mulai dari penyimpanan invoice, surat jalan, nota-nota, hingga kontrak kerjasama vendor akan menjadi tanggung jawab admin gudang. 

Oleh karena itu, skill arsiparis sangat dibutuhkan supaya berkas bisa tersimpan dengan rapih dan mudah diakses saat dibutuhkan. Walaupun terlihat sepele, tapi berkas-berkas tersebut sangat penting apalagi ketika ada audit perusahaan.

4. Keterampilan komunikasi dan adaptasi

Admin gudang perlu memiliki skill komunikasi yang baik agar koordinasi kepada pihak lain agar tidak terjadi miskom. Dengan begitu proses distribusi barang bisa berjalan dengan lancar dan pasokan barang pun dapat terpenuhi secara teratur. 

Selain komunikasi verbal, admin gudang juga harus terampil berkomunikasi secara tertulis. Hal ini tentunya menyangkut laporan dan catatan terkait segala aktivitas yang terjadi di gudang.

5. Manajemen prioritas dan multitasking

Tak jarang admin gudang akan dihadapi dengan pekerjaan yang menumpuk. Tak sedikit orang yang mengalami burnout ketika dihadapi dengan banyak pekerjaan sekaligus. Untuk itu diperlukan manajemen prioritas agar admin gudang bisa mengutamakan tugas dan tanggung jawab berdasarkan tingkat urgensinya.

Kemudian admin gudang juga wajib memiliki kemampuan multitasking yang baik untuk mengelola pekerjaan secara efektif dalam lingkungan gudang yang serba cepat dan dinamis. Dua keterampilan ini menjadi kunci penting untuk menjadi admin gudang yang profesional.

6. Analitis dan bisa menyelesaikan masalah

Karena lingkungannya yang dinamis, admin gudang sering dihadapi oleh sejumlah tantangan yang tak terduga. Contoh kecilnya seperti terjadinya lonjakan pesanan secara signifikan. Tantangan ini bisa diatasi apabila seorang admin gudang punya analisa yang baik, misalnya dengan mengatur buffer stock. 

Kemudian admin gudang juga harus bisa menyelesaikan masalah yang terjadi di gudang. Mengatasi masalah seperti kehilangan stok akibat double input atau salah hitung dapat segera diatasi apabila punya problem solving yang baik. Karena jika tidak segera diatasi, hal ini bisa saja mengganggu operasional gudang.

Syarat menjadi admin gudang

Kualifikasi untuk pekerjaan posisi admin gudang umumnya sama di setiap perusahaan. Namun tak dipungkiri ada juga perusahaan yang menambahkan kualifikasi khusus untuk posisi ini. Adapun berikut syarat-syaratnya.

• Pendidikan minimal SMA/Sederajat, tetapi ada juga perusahaan yang syarat pendidikannya D3 ke atas.
• Pengalaman di logistik dan pergudangan minimal 1 tahun, tujuannya agar bisa cepat adaptasi dan turun langsung ke lapangan.
• Menguasai komputer terutama Ms. Word, Excel, Power Point untuk melakukan pecatatan di sistem perusahaan, karena saat ini sudah tidak ada lagi pencatatan secara manual.
• Mampu menggunakan program inventaris atau software pergudangan, kini banyak perusahaan yang menggunakan sistem WMS agar pekerjaan lebih terstruktur dan efisien.
• Memiliki ketelitian tinggi, cekatan, dan memori yang baik, sebab akan berhubungan dengan menghitung barang.
• Mampu bekerja sama secara tim dan individu, karena admin gudang berkoordinasi dengan banyak pihak.
• Syarat khusus lainnya seperti bisa mengendarai forklift, tidak takut ketinggian, mampu bekerja di bawah tekanan, bersedia bekerja lembur, bersedia bekerja shift dan lain sebagainya tergantung perusahaan masing-masing.

Sedangkan untuk gaji admin gudang bervariasi tergantung perusahaan, lokasi, dan pengalaman yang dimiliki. Untuk range gaji admin gudang sendiri berkisar Rp2.500.000 hingga Rp7.000.000 per bulan. Selain gaji pokok, admin gudang juga akan mendapatkan insentif seperti bonus, uang makan, uang transport, THR, dan lain sebagainya. Namun balik lagi, hal tersebut bisa saja berbeda-beda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. 

Setelah menyimak artikel di atas pastinya jadi tahu kenapa profesi menjadi admin gudang begitu diminati. Selain memberikan banyak tantangan, dengan menjadi admin gudang juga dapat memperluas wawasan.